Case study

ケーススタディ


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【オフィス移転プロジェクト支援事例】toBeマーケティング様
新オフィスへの移転に伴い、旧オフィスの原状回復工事を委託いただいたtoBeマーケティング株式会社様の事例です。
toBeマーケティング様は、企業のデジタルマーケティング支援をしている企業様です。獲得したリード(見込客)がウェブサイト内を閲覧し、どのような行動履歴を取るか、その行動履歴から次の一手をどのように打つか!

マーケティングにおける現状把握から未来のアクションを導くご提案をしております。

そんな旬な企業の移転計画はどんなものだったか紹介させていただきます。

オフィスの移転を決めた理由とは


ザップ:移転実施が5月末でしたので、だいぶ落ち着かられたのではないですか?導入受付 TOBEマーケティング 加工済

「はい、このビルへ移転を決めて、移転完了まで半年でした。超特急で対応したという感じです。」

ザップ:今回の移転で何回めですか?
「3回めです。15年、16年、18年。この短期間で移転プロジェクトを3回経験できたのは大きいです。
11名、33名、66名での移転ですが旧オフィス中央区時には、別でサテライトオフィスもありました。それを統合して社内のスタッフのコミュニケーション強化もありましたし、今後の採用計画においてもまだまだ拡大する予定ですので、それを見越しての投資という意味もありました。」

ザップ:では、余裕ですね!

「そうでもないんです。もう既に、移転後、常駐パートナーも含めれば100名規模になりましたので(笑)。前のオフィスが80坪位で、今回の新オフィスが約300坪ですので、そのように思われますよね(笑)。
セミナールーム*、応接室、それに我々のオフィススペースになります。三年後までは見据えております。」
* マーケテイングオートメーションツールを導入した企業担当を対象にセミナーを実施、技術向上の支援をしています。

ザップ:先行投資であるのは理解できるのですが、大きな決断では?

「大きな決断ですよ、全オフィスにいて、ある程度の規模感で事業を続けてそれなりの右肩上がりの放物線を目標にもできたとは思います。それが硬い選択ではあります。他社がこの決断をしても否定はしません、経営判断ですから。
しかし、我々は2拠点を1つに統合し、社内コミュニケーション活性化、採用計画も踏まえ3年後の目標に向かうことになりました。プレッシャーもありますが、目標を目の前のアクションに落とし込み、スタッフ全員が一丸になる。
その大きな投資であると経営判断した次第です。」

オフィス移転プロジェクトの経緯について


ザップ:新オフィスの移転を決意してから移転完了まで6ヶ月という短時間プロジェクトだったわけですが
かなり短期プロジェクトでしたね。

「このオフィスを見つけて、プロジェクトを2つに分けました。一つは、新オフィスの準備、デザイン・レイアウトからオフィス什器と家具の準備、後は旧オフィスに付帯する原状回復工事とオフィス什器の移動、処分です。その中でも旧オフィスの対応には時間もなく大変でした。でも出来ました!ザップさんの原状回復工事においてのコスト削減は本当に助かりましたよ。」

ザップ:新オフィスのデザインはどのような経緯と選考で決められましたか?

「ご紹介された会社さんからも話を伺いまして、提案も受けました。2社ありましたね、あとは以前に営業(テレアポで来られた会社)してきたところ3社をコンペ形式で決めました。

新オフィスの青写真はあったんです。知り合いの会社の会議室を見たり、オフィスの雰囲気の好みの部分を我々なりにポイントを踏まえ、意思表示しましたから。

正直、ご紹介された先に決まると思ったんですが、コンペの結果で営業された会社に決まったんですよね、我々のイメージに一番近かった。かなりデザイン的な意思表示をしたオフィスですので、コストもそれなりになりましたが(笑)
※Ca FFICE(カフィス) =Cafe + Officeの造語。

リフレッシュルームやコラボレーションスペース・マインドフルネスルームを設け、社員同士のコラボレーション促進を実現するというテーマがありましたのでそのテーマをデザインに落とし込みました。」

ザップ:机 椅子の什器類や会議室のテーブルなど非常にオシャレでいいですね。

「ありがとうございます。こちらも力を入れて厳選しました。
業者さんにオーダーしたものもありますし、週末自分たちで歩いて探したものもあります。高価な物を揃えたつもりはありません、オフィスのデザインに合うか、テーマに相応しいかを注意して揃えました。全て外部任せは後でしますからね後悔しますからね」

 ザップ:ありがとうございます!

オフィス移転時に気になる旧オフィスの対応について


ザップ:旧オフィスの対応について伺います。当初は、オフィス什器の買取と処分でのみ我々を活用する予定でしたよね?

「そうです、別な会社さんから提案をいただいておりました。居抜きで(オフィスの原状回復工事をせずにそのまま出て行き新しい入居する会社が)オフィスを使う会社さんが探せるかもしれない、という提案です。

現実にその会社さんが現れましたので、オフィス移転による原状回復工事は不要だと考えていました。」

ザップ:でも、結局その商談はお決まりにならなかったということですね。

[caption id="" align="alignleft" width="240"]C工事1 作業後 C工事 作業後の様子[/caption]

「お互いに都合がありますので、何ともですが・・・幸い我々は、別なカードも準備できていたので、良かったですよね。
事前にザップさんには退去後の引き渡しまでの時間計画をお伝えしておりましたし、ザップさんからのご指示で資料も用意していたので、切り替えて次の策が打てた。

それまでのオフィス規模であれば、原状回復工事も小規模でしたので管理会社の見積をみて依頼するのにも抵抗はなかったんですが、この規模(80坪)位になると原状回復工事の費用もそれなりになりますので。」

ザップ:もちろん、NDA(秘密保持契約)を交わし、こちらがいただきたい資料をいただいておりますが、資料を出す不安はなかったですか? 一応、工事なども絡むので、ダメな会社だとボロボロになるので、皆さん意外と慎重で。

「ウチはなかったですね(笑)。ザップさんの話も、ザップさんと事業をされているサービス元の話も事例を含めて非常に参考になりましたし、疑う時間的な余裕もなかった。
本音は一年計画のプロジェクトであれば、もう少し楽ではありましたよね」

旧オフィスのビル管理者とのトラブルを防ぐ方法とは


[caption id="" align="alignleft" width="240"]C工事3 C工事 作業後の様子[/caption]

ザップ:弊社ザップをオフィス移転の原状回復工事コスト削減のパートナーとして使うことで、建物管理の会社様や賃貸人様からの拒絶的な対応はございましたか?


「一切なかったです。もし、原状回復工事の全行程(B工事とC工事の両方)をザップさんのパートナー企業に委託したいと申し出たら、断られたと思いますが(笑)。C工事の一部を切り離したいという要望ですからね。

C工事は我々のお金で我々の指定した業者さんがやった工事です、それをオフィス移転する時も我々の業者さんでやりたいという要望を出した。
真っ当な主張だと思います。」

ザップ:オフィス移転における現状回復工事のB工事分を切り離したわけですが、どのような伝達方法で意思表示されたのでしょうか?

[caption id="" align="alignright" width="240"]C工事 2 C工事 作業後の様子[/caption]

「建物管理の会社さんに、我々の意思を伝えました。賃貸人さんからの原状回復工事見積とザップさんからの目論見書を出して。
初めは“ダメです、それは困ります無理です”の一点張りでしたが、ビルオーナーの側に我々の意思を伝えて欲しいとお願いしました。
すると、ビルオーナーは、契約内容の範囲内での我々の主張を受け入れていくれました。とは言いましても、工事の大部分はB工事なので、ビル管理側の工事がメインではありましたが。」

ザップ:今回は短納期だったので、こちらも慎重でした。時間を理由に交渉を受けない引き渡し遅延金の話をされるのではないかと思いましたので。

「そんなケースがあるんですか?」

ザップ:あります、あります。一年計画ですと、例えば、去年の6月頃に原状回復工事の見積が出ていたりするわけです。それを、間際でB工事だけ切り離す、あるいは工事に絡む有価物をこちらで処分すると言い出すと怒る方々が出るケースはありますね。

新オフィスの準備に時間をかけるには


ザップ:コスト面以外での弊社ザップの介在価値はございましたか?

「オフィス移転の工事に関する工程管理をしないですみました。ほら、工事会社さんとの連絡や明け渡しまでの期日の念押しとかは、ザップさんが中に入ったことでやっていただいたので、新オフィスの準備に専念できましたよ。
交渉以降は旧オフィスの対応がだいぶ減りました、あと工事のことなど正直専門分野ではないので、言われてもよくわからない話もあるじゃないですか?そこですかね。」

ザップ:工事に関連した有価物は出ませんでしたからね。

「そうですね、サーバルームやらその補強工事を必要とした会社ではないので出ませんでしたね。最近、クラウド化でニーズ出てきますよ。データセンターなくす動きもありますので」

ザップ:正直、それはございます。しかも、リスク分散により一箇所でないケースがありますので、徐々にという感じです。

ザップ:facebookでの告知で思わぬ反響があったようですが?toBeマーケティング 受付 

「はい。オフィス移転に関する相談や“あれはどう処理対応したの?”それぞれ皆さん疑問があるようですね、PMの会社さんとそれなりにお付き合いはあっても、実際身近でやった人間に現実的な話は訊きたいのだと思います。
皆さん、本業務をやりながら、そこに移転プロジェクト業務も加わりますので多忙になります。

上手に専門家の意見や力を借りる、アウトソーシングを活用するのが良いと思います。旧オフィスの退去に関する部分は、ザップさんを紹介しましたからね!(笑)」

ザップ:貴重なお話ありがとうございます。今後とも宜しくお願い申し上げます。

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